Een subsidie wordt meestal toegekend voor specifieke activiteiten en kosten. Dat betekent niet automatisch dat iedere uitgave die met het project te maken heeft ook voor subsidie in aanmerking komt. Een factuur kan zakelijk, noodzakelijk en correct betaald zijn, maar toch buiten de voorwaarden van de subsidieregeling vallen.
Het onderscheid tussen subsidiabele en niet-subsidiabele kosten is daarom een belangrijk onderdeel van de projectadministratie. Door dit onderscheid vanaf de start goed vast te leggen, verkleint u de kans op correcties bij de eindverantwoording of subsidiecontrole. In dit artikel leest u hoe u kosten beoordeelt, welke bewijsstukken belangrijk zijn en waar het in de praktijk vaak misgaat.
Wat zijn subsidiabele kosten?
Subsidiabele kosten zijn kosten die volgens de toepasselijke subsidieregeling en uw subsidiebeschikking voor subsidie in aanmerking komen. Welke kosten dat precies zijn, verschilt per regeling.
De subsidieverstrekker beoordeelt doorgaans aan de hand van de regeling, het goedgekeurde projectplan en de begroting welke kosten mogen worden meegenomen. RVO geeft bijvoorbeeld aan dat in een projectbegroting wordt vastgelegd welke kosten een aanvrager verwacht te maken en dat vervolgens wordt beoordeeld welke daarvan subsidiabel zijn.
Een kostenpost is dus niet alleen subsidiabel omdat deze nuttig is voor uw organisatie. Er moet voldoende verband bestaan tussen de kosten en de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.
Bij de beoordeling spelen doorgaans vragen als:
- past de uitgave binnen het doel van de subsidieregeling?
- heeft de uitgave betrekking op een goedgekeurde projectactiviteit?
- is de uitgave binnen de toegestane projectperiode gedaan?
- is de berekening in overeenstemming met de voorgeschreven kostensystematiek?
- is de uitgave voldoende onderbouwd?
- is de uitgave daadwerkelijk gemaakt en, wanneer de regeling dat verlangt, betaald?
- is dezelfde kostenpost niet ook via een andere subsidie gefinancierd?
De exacte voorwaarden blijven altijd afhankelijk van de regeling en de beschikking.
Welke soorten kosten kunnen subsidiabel zijn?
Veel subsidieregelingen maken onderscheid tussen verschillende kostensoorten. De benamingen en berekeningsmethoden kunnen per regeling verschillen.
Personeelskosten
Wanneer medewerkers werkzaamheden voor een subsidieproject uitvoeren, kunnen de bijbehorende personeelskosten subsidiabel zijn. Het is dan belangrijk dat de werkzaamheden inhoudelijk bij het project horen en dat de gemaakte uren volgens de voorgeschreven methode worden vastgelegd.
De regeling kan bijvoorbeeld uitgaan van:
- een vast uurtarief;
- directe loonkosten met een vaste opslag;
- een goedgekeurde integrale kostensystematiek;
- een andere specifiek voorgeschreven berekening.
Bij een vaste-uurtariefsystematiek moet het aantal gewerkte projecturen uit de administratie blijken. Een afzonderlijke verantwoording van de werkelijke loonkosten is binnen die systematiek niet altijd nodig, omdat het vaste tarief daarvoor in de plaats komt.
U kunt dus niet zonder meer de volledige loonkosten van een medewerker aan het project toerekenen. Alleen de subsidiabele werkzaamheden en uren mogen worden meegenomen, volgens de methode die voor uw regeling geldt.
Kosten van derden
Kosten van externe adviseurs, onderzoekers, leveranciers of andere uitvoerende partijen kunnen subsidiabel zijn wanneer deze rechtstreeks samenhangen met het project.
Denk aan:
- technisch onderzoek;
- specialistisch advies;
- ontwikkeling of bouw door een externe leverancier;
- projectgebonden communicatie;
- certificering of metingen;
- werkzaamheden van een ingehuurde deskundige.
Een duidelijke opdrachtbevestiging, overeenkomst, factuur en betaalbewijs zijn vaak belangrijke onderdelen van het controledossier. Uit de documenten moet bovendien blijken wat de externe partij precies heeft geleverd en hoe dit aansluit op het gesubsidieerde project.
Een algemene factuur met alleen de omschrijving “advieswerkzaamheden” biedt daarvoor meestal weinig inzicht. Een specificatie van werkzaamheden, periode, uren of opgeleverde resultaten maakt de relatie met het project veel beter aantoonbaar.
Materialen en apparatuur
Materialen en apparatuur kunnen in sommige regelingen subsidiabel zijn. Soms mag de volledige aanschafprijs worden opgenomen. In andere gevallen is alleen een deel, de afschrijving of het projectmatige gebruik subsidiabel.
De regeling kan bijvoorbeeld onderscheid maken tussen:
- verbruiksmaterialen;
- speciaal voor het project aangeschafte apparatuur;
- bestaande apparatuur die tijdelijk voor het project wordt ingezet;
- software, licenties of abonnementen;
- investeringen met een gebruiksduur die langer is dan de projectperiode.
Controleer daarom vooraf welke waarderingsmethode geldt. De aanschaf van een apparaat betekent niet automatisch dat de volledige factuur ten laste van de subsidie mag worden gebracht.
Overhead en indirecte kosten
Kosten voor huisvesting, administratie, ICT, verzekeringen en algemene ondersteuning worden vaak als indirecte kosten of overhead beschouwd.
Deze kosten zijn niet altijd afzonderlijk declarabel. Zij kunnen al verwerkt zijn in een vast uurtarief of vaste opslag. RVO vermeldt bijvoorbeeld dat een vast uurtarief onder bepaalde subsidies een vergoeding kan bevatten voor loonkosten én indirecte kosten, zoals huisvesting en kantoorapparatuur.
Wanneer overhead al in het gehanteerde tarief zit, kan het afzonderlijk opvoeren van dezelfde kosten leiden tot dubbeltelling. Controleer daarom altijd hoe de gekozen kostensystematiek is opgebouwd.
Wanneer zijn kosten meestal niet subsidiabel?
Niet-subsidiabele kosten zijn uitgaven die niet aan de voorwaarden van de regeling of beschikking voldoen.
Veelvoorkomende oorzaken zijn:
De kosten vallen buiten de projectperiode
Een factuurdatum is niet altijd doorslaggevend. Het kan vooral gaan om het moment waarop de prestatie is geleverd of de kosten zijn gemaakt. Een factuur die na afloop van het project wordt ontvangen, kan betrekking hebben op tijdig uitgevoerde werkzaamheden. Andersom kan een vooraf betaalde factuur betrekking hebben op een periode na het subsidieproject.
Kijk daarom niet alleen naar de boekingsdatum, maar ook naar de prestatieperiode en de specifieke voorwaarden van de regeling.
De uitgave hoort niet bij het goedgekeurde project
Een organisatie kan tijdens het project besluiten om extra werkzaamheden uit te voeren. Als die werkzaamheden niet in het goedgekeurde plan passen, zijn de kosten daarvan niet vanzelfsprekend subsidiabel.
Een nuttige investering voor de onderneming is nog geen subsidiabele projectuitgave. Er moet een aantoonbare koppeling zijn met de activiteiten, resultaten en doelstellingen uit de beschikking.
De kosten zijn onvoldoende onderbouwd
Een betaling op een bankafschrift bewijst dat er geld is overgemaakt, maar niet altijd waarvoor. Andersom toont een factuur wel een verplichting aan, maar niet noodzakelijk dat deze is betaald.
Afhankelijk van de regeling kunnen daarom meerdere bewijsstukken nodig zijn, zoals:
- een overeenkomst of opdrachtbevestiging;
- een gespecificeerde factuur;
- een betaalbewijs;
- een urenregistratie;
- een opleverdocument;
- correspondentie over de opdracht;
- een berekening van de toegerekende kosten.
RVO verlangt voor verschillende subsidies dat onder meer subsidiabele uren, machine-uren en gemaakte en betaalde kosten van derden in de administratie zijn terug te vinden.
De kosten zijn dubbel gefinancierd
Wanneer één kostenpost door meerdere subsidies of financieringsregelingen wordt gedekt, kan sprake zijn van ongeoorloofde cumulatie.
RVO wijst erop dat bij meerdere subsidies of financieringen voor hetzelfde project moet worden gecontroleerd of het totaal niet boven de toepasselijke grens uitkomt. De precieze regels hangen af van de regeling en het relevante staatssteunkader.
Leg daarom per kostenpost vast uit welke financieringsbron deze wordt betaald.
De gebruikte verdeelsleutel is niet onderbouwd
Sommige facturen hebben slechts gedeeltelijk betrekking op het subsidieproject. Denk aan software die zowel voor het project als voor reguliere werkzaamheden wordt gebruikt.
U kunt dan niet zonder onderbouwing een willekeurig percentage opvoeren. De verdeelsleutel moet logisch, controleerbaar en consequent zijn. Dat kan bijvoorbeeld een verdeling zijn op basis van gebruiksuren, aantallen gebruikers of een aantoonbaar projectaandeel.
Praktijkvoorbeeld: een externe adviseur
Een stichting ontvangt subsidie voor de ontwikkeling van een scholingsprogramma. Zij huurt een adviseur in voor zowel de inhoudelijke ontwikkeling van het programma als voor algemeen organisatieadvies.
De adviseur stuurt één factuur van € 12.000 met de omschrijving “advies en begeleiding”.
De volledige factuur als subsidiabele kosten opnemen is risicovol. Uit de factuur blijkt namelijk niet welk deel betrekking heeft op de gesubsidieerde activiteiten.
Een betere werkwijze is:
- laat de adviseur de werkzaamheden per activiteit specificeren;
- koppel de projectwerkzaamheden aan het goedgekeurde activiteitenplan;
- splits projectadvies en algemeen organisatieadvies;
- neem alleen het aantoonbare projectdeel op;
- bewaar de overeenkomst, specificatie, factuur en betaling gezamenlijk.
Hierdoor ontstaat een navolgbaar controlespoor van de activiteit tot en met de betaling.
Stappenplan voor het beoordelen van subsidiabele kosten
Stap 1: begin bij de beschikking
Lees eerst:
- de subsidieregeling;
- de subsidiebeschikking;
- het goedgekeurde projectplan;
- de goedgekeurde begroting;
- eventuele bijlagen en wijzigingen;
- het controle- of accountantsprotocol.
De beschikking en regeling zijn leidend. Een algemene uitleg op een website kan die documenten niet vervangen.
Stap 2: maak een overzicht per kostensoort
Leg per kostensoort vast:
- welke kosten zijn toegestaan;
- welke berekeningsmethode geldt;
- welke periode subsidiabel is;
- welke bewijsstukken nodig zijn;
- welke medewerkers verantwoordelijk zijn voor de registratie.
Stap 3: geef projectkosten een herkenbare code
Gebruik in uw financiële administratie een aparte projectcode, kostenplaats of dossierstructuur. Daarmee kunt u kosten eenvoudiger terugvinden en aansluiten op de subsidiebegroting.
Stap 4: controleer vóórdat u declareert
Beoordeel iedere grotere of afwijkende kostenpost voordat deze in een voortgangsrapportage of eindafrekening wordt opgenomen.
Controleer minimaal:
- relatie met het project;
- juiste periode;
- juiste kostencategorie;
- juiste berekening;
- beschikbare onderbouwing;
- betaling;
- eventuele btw-behandeling;
- mogelijke dubbele financiering.
Stap 5: leg twijfelgevallen schriftelijk vast
Is niet duidelijk of een kostenpost subsidiabel is? Leg uw analyse vast en stel de vraag tijdig aan de subsidieverstrekker.
Een mondelinge toelichting is later moeilijk te reconstrueren. Bewaar daarom relevante e-mails, besluiten en goedkeuringen in het subsidiedossier.
Checklist subsidiabele kosten
Controleer voor iedere gedeclareerde kostenpost:
- Staat de kostenpost in de goedgekeurde begroting of past deze aantoonbaar binnen het project?
- Is de prestatie binnen de toegestane periode geleverd?
- Is de juiste kostensystematiek gebruikt?
- Is de factuur voldoende gespecificeerd?
- Is de betaling aantoonbaar, wanneer dat is vereist?
- Is duidelijk welk deel aan het project wordt toegerekend?
- Is de verdeelsleutel onderbouwd?
- Is de kostenpost niet dubbel gefinancierd?
- Is een eventuele projectwijziging vooraf gemeld?
- Sluit de kostenpost aan op de financiële administratie?
Conclusie
De vraag of kosten subsidiabel zijn, kan niet uitsluitend aan de hand van een factuur worden beantwoord. De kosten moeten passen binnen de regeling, de beschikking, het projectplan, de projectperiode en de voorgeschreven kostensystematiek. Daarnaast moet de volledige onderbouwing beschikbaar zijn.
Door al tijdens de uitvoering onderscheid te maken tussen subsidiabele, deels subsidiabele en niet-subsidiabele kosten voorkomt u discussies aan het einde van het project.
Twijfelt u of uw projectadministratie voldoende aansluit op de subsidievoorwaarden? Subsidiecontrole.com kan uw administratie en kostenonderbouwing vooraf beoordelen, zodat onduidelijkheden niet pas tijdens de eindcontrole aan het licht komen.
Bronnen
- RVO, informatie over de begroting van subsidieprojecten.
- RVO, algemene verplichtingen voor subsidieontvangers.
- RVO, vaste-uurtariefsystematiek.
- RVO, subsidiespelregels en cumulatie.
- RVO, financiële verantwoording van subsidieprojecten.
Reactie plaatsen
Reacties