Het ontvangen van een subsidie is een waardevolle financiële impuls, bijvoorbeeld voor innovatie, verduurzaming of personeelsontwikkeling. Toch begint het echte werk pas ná de subsidietoekenning: u moet kunnen aantonen dat de subsidie rechtmatig is besteed. In dit artikel leest u welke verplichtingen gelden bij subsidieverantwoording, welke documenten u moet verzamelen en hoe u risico’s zoals terugvordering voorkomt.
Waarom is subsidieverantwoording belangrijk?
Een subsidie is geen vrijblijvende gift. De subsidieverstrekker – zoals RVO, een gemeente, provincie of de EU – wil inzicht in de besteding van de middelen. Er wordt gecontroleerd of:
-
de subsidie is besteed aan de afgesproken doelen;
-
de uitgaven binnen de projectperiode vallen;
-
de verantwoording voldoet aan de gestelde eisen.
Bij gebrekkige verantwoording bestaat het risico dat (een deel van) de subsidie wordt teruggevorderd.
De belangrijkste verplichtingen bij subsidieverantwoording
1. Realisatie van projectdoelen
U moet kunnen aantonen dat het project of de activiteit waarvoor de subsidie is verstrekt daadwerkelijk is uitgevoerd.
Voorbeeld: bij een innovatiesubsidie moet u documentatie kunnen tonen over wat is ontwikkeld, getest of onderzocht.
2. Nauwkeurige financiële administratie
Een sluitende projectadministratie is cruciaal. Documenteer zorgvuldig:
-
welke kosten zijn gemaakt;
-
op welke data deze kosten zijn ontstaan;
-
welke betalingen zijn verricht;
-
waaraan de uitgaven zijn toe te rekenen.
Bewaar relevante stukken zoals facturen, offertes, betaalbewijzen en bankafschriften.
3. Naleving van looptijd en deadlines
Subsidie-uitgaven moeten binnen de vastgestelde projectperiode vallen. Kosten buiten deze termijn zijn doorgaans niet subsidiabel.
4. Indienen van rapportages en verantwoording
Aan het einde van het project dient u een eindrapportage en/of financiële verantwoording aan te leveren. Soms is een voortgangsrapportage vereist. Veelgevraagde onderdelen zijn:
-
activiteitenverslagen;
-
urenregistraties (voor personeelskosten);
-
kostenoverzichten t.o.v. de subsidieaanvraag;
-
bewijsstukken zoals foto’s, publicaties of opleverrapporten.
5. Accountantsverklaring (indien van toepassing)
Bij hogere subsidies (> €125.000) kan een accountantsverklaring verplicht zijn. Een onafhankelijke accountant bevestigt dat de subsidie volgens de voorwaarden is besteed.
Algemene richtlijn:
-
Tot €125.000: meestal geen controle vereist, eigen verklaring volstaat;
-
€125.000 – €250.000: soms een derdenverklaring of vereenvoudigde controle;
- €250.000: doorgaans verplicht een controleverklaring door een accountant.
6. Publicatieverplichtingen
Met name EU-subsidies vereisen zichtbare erkenning van de subsidieverstrekker, bijvoorbeeld via logo’s of disclaimers op uw website of communicatiemateriaal. Niet voldoen aan deze verplichting kan leiden tot een korting op de subsidie.
Gevolgen van een gebrekkige verantwoording
Het niet correct naleven van de subsidieverplichtingen kan leiden tot:
-
gedeeltelijke of volledige terugbetaling;
-
vertraging in (deel)uitbetalingen;
-
uitsluiting van toekomstige subsidies;
-
reputatieschade bij subsidieverstrekkers of partners.
Praktische tips voor een correcte verantwoording
-
Richt een aparte (digitale) projectadministratie in;
-
Archiveer alle bewijsstukken systematisch;
-
Houd nauwkeurige urenregistraties bij (voor loonkostensubsidies);
-
Plan regelmatige controlemomenten gedurende het project;
-
Neem bij twijfel contact op met de subsidieverstrekker of een gespecialiseerde adviseur.
Conclusie
Een subsidie ontvangen is waardevol, maar brengt verantwoordelijkheden met zich mee. Door vanaf de start grip te houden op uw projectadministratie, de juiste documenten te verzamelen en tijdig te rapporteren, voorkomt u financiële risico’s en administratieve complicaties.
Ondersteuning nodig bij uw subsidieverantwoording of voorbereiding op een subsidiecontrole? Neem contact op met onze specialisten via subsidiecontrole.com. Wij helpen u graag professioneel en efficiënt op weg.
Reactie plaatsen
Reacties