Een geslaagde subsidiecontrole begint bij een gestructureerde voorbereiding. Hieronder vindt u de belangrijkste stappen om u goed voor te bereiden:
1. Verzamel alle relevante documenten
Zorg voor een complete administratie van:
-
de subsidiebeschikking en bijbehorende voorwaarden;
-
projectplannen, voortgangsrapportages en eindverslagen;
-
financiële overzichten, facturen, betaalbewijzen en urenregistraties.
2. Check de subsidievoorwaarden
Lees de subsidievoorwaarden en het controleprotocol zorgvuldig door. Let daarbij op:
-
subsidiabele en niet-subsidiabele kosten;
-
rapportageverplichtingen;
-
termijnen en deadlines.
3. Zorg voor een duidelijke kostenverantwoording
Zorg ervoor dat elke opgevoerde kost binnen de subsidieadministratie:
-
logisch te herleiden is naar het project;
-
aantoonbaar is met facturen en betaalbewijzen;
-
correct is geboekt in de administratie.
4. Houd een sluitende urenadministratie bij
Bij personeelskosten is een correcte en controleerbare urenverantwoording essentieel. Gebruik bij voorkeur een systeem dat per project, per medewerker en per dag de gewerkte uren vastlegt.
5. Schakel tijdig een accountant in
Voor een formele subsidiecontrole is een controleverklaring door een bevoegd accountant vereist. Betrek de accountant tijdig, zodat deze vooraf mee kan denken over de opzet van de administratie en u gericht kunt voorbereiden.
Reactie plaatsen
Reacties